Etika Berkirim Email

by : afifatuz,khaula,zainal, wahyu

 

Berkirim email, etikanya sebenarnya sama dengan seperti kalau kita berkirim surat biasa pada umumnya. Tentunya etikanya tidak jauh berbeda. Yang sedikit membedakan antara Etika Berkirim Email dengan surat biasa adalah kurang lebih sebagai berikut:
1. Kirimkanlah email secara singkat, padat dan langsung “to the point”.

Di internet tidak semua orang suka atau punya waktu luang untuk berlama-lama di internet. Disamping karena sibuk, juga tidak semua orang punya akses internet yang unlimited yang tidak punya beban lagi dalam menanggung biaya koneksinya. Jadi etikanya, berkirimlah email dengan kata-kata yang tidak terlalu panjang. Pertanyaannya, gimana kalau isi emailnya pointnya cukup banyak sehingga menuntut emailnya harus panjang sampai berlembar-lembar? Sebaiknya pisahkan ke dalam attachment.

2. Jangan mengirim attachment yang terlalu besar.

Meski akses internet sekarang sudah semakin cepat tapi kualitas internet belum merata ke semua daerah, terutama di negara kita, beberapa daerah malah masih mengandalkan kecepatan GPRS dalam koneksi internetnya. Jadi usahakan attachment yang dikirim besarnya tidak lebih dari 1 MB. Jika anda perlu mengirim file yang lebih besar ukurannya, usahakan pakai media lain semacam FTP (file transfer protocol) yang lebih cepat. Atau bisa lewat file sharing yang banyak disediakan di internet.

3. Jangan mem-forward sebuah CC atau BCC email.

Email yang boleh diforward kembali kepada orang lain adalah hanya yang To saja. Artinya CC dan BCC itu stop, harus berhenti di tempat anda. Karena informasinya sebatas buat kita sendiri jadi tidak boleh diteruskan ke orang lain. Boleh diteruskan tapi harus seijin dari authornya yang pertama atau kecuali kita masuk dalam daftar To-nya. Sekedar contoh aja, Roy Suryo dalam sidang kasus Prita Mulyasari memberikan kesaksian yang memberatkan Prita karena waktu itu Prita mengirim email keluhannya kepada 20 orang teman-temanya di kolom To semua, yang artinya dianggap boleh di-forward atau disebarkan sehingga akhirnya sampai menyebar ke milis-milis. Dan Prita dianggap bersalah meskipun tiga pakar, yaitu Chairul Huda (ahli hukum), Ruby Z Alamsyah (ahli analis forensik digital) dan Yasin Kara (mantan Wakil Ketua Pansus sekaligus Ketua Panja UU ITE ) tidak sependapat dengan pendapat Roy Suryo ini.

4. Jangan menggunakan “Caps Lock” atau huruf kapital.

Huruf kapital boleh digunakan sebatas pada kata-kata tertentu. Misal untuk penekanan atau perhatian pada kata yang perlu ditegaskan, tapi jangan sekali-kali digunakan seluruhnya dalam kata-kata emailnya. Karena apa? Karena anda akan dianggap marah oleh si penerima emailnya.

5. Jangan menghapus rekam jejak email.

Banyak orang yang suka mengforward email-email yang menarik, yang lucu-lucu, yang telah dikirimkan oleh orang lain kepada kita, tapi tidak jarang orang dengan begitu saja menghapus rekam jejak si pengirim atau author emailnya yang pertama. Jadi etikanya anda boleh meneruskan atau mem-forward email tapi tidak boleh menghapus rekam jejaknya. Mengapa demikian? Karena, pertama dengan menghapus berarti anda kurang menghargai si author yang sudah berbaik hati mengirimkannya kepada anda. Kedua, justru anda mendapatkan keuntungan jika terjadi tuntutan terhadap muatan isi emailnya. Anda bisa dibebaskan dari tuntutan karena anda bukan sebagai pembuat emailnya.

6. Tidak boleh mem-forward dengan mengubah isi emailnya.

Anda boleh saja mem-forward dan memberikan note tambahan dalam forward sebuah email, tapi etikanya anda tidak boleh mengubah atau mengedit sedikitpun muatan isi dari emailnya kecuali kalau anda sudah dapat ijin dari si authornya yang pertama.

7. Jangan sering mem-BCC orang lain.

Kegemaran sering mem-BCC adalah tidak baik atau kurang etis, terlebih ke milis atau mengirimkan BCC secara masal, baca penjelasan saya dalam artikel sebelumnya, karena kesan dari BCC adalah seperti bisik-bisik atau bergunjing. Dan yang lebih parah anda bisa disejajarkan sebagai seorang spammer email yang sering melakukan cara-cara BCC ini.

 

 

 

8. Kenali istilah-istilah dalam bahasa kini.

Contoh:  CMIIW (Correct Me If I’m Wrong) yang artinya: Mohon dikoreksi jika saya salah. Ini biasanya kita pakai untuk membuat laporan kepada atasan atau klien/mitra. Jadi jika Anda mengirim sebuah email berisi informasi atau data, sertakan CMIIW.
FYI (For Your Information), biasanya dipakai saat kita melaporkan sesuatu atau orang lain mengirimkan informasi yang mungkin saja penting untuk kita.
ASAP (As Soon As Possible) yang artinya: secepat mungkin. Biasanya dipakai jika kita meminta klien atau anak buah mengirimkan laporan atau data yang perlu waktu secepatnya.

8. Gunakan salam pembuka dan penutup.

Contoh : Selamat Pagi/Dear/Yth.Bapak/Ibu dan Terima kasih.

9. Pergunakan kalimat dengan jelas & singkat, jangan bertele-tele

Contoh : Mohon di baca kembali Kontrak Lead Time Pengirimandari Bogor s.d Soroako, terima kasih.

 

 

10. Jangan menggunakan tanda baca yang berlebihan

Contoh :Mohon bantu action segera!!!! jika ada permintaan request deliveryurgent dari kami ya pak,,, ? Penggunaan tanda baca berlebihan, menimbulkan persepsi yang negatif

11. Jika meminta bantuan, pergunakan kata-kata Mohon bantuannya

12. Jangan menggunakan kalimat yang kurang lazim

Contoh :Jika pengiriman ini gatot, bisa jadi selanjutnya kt pake expedisi eksternal ajah lho yo pak? Penggunaan kalimat / kata-kata yang kurang lazim, menunjukkan Anda kurang professional

13. Penggunaan warna huruf

Warna huruf sebaiknya berwarna gelap seperti : hitam dan biru tua

14. Pemilihan huruf yang di gunakan harus lazim.

Jenis huruf yang lazim digunakan di dunia professional, seperti : arial, arial narrow, trebuchet, callibri, dll

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TIPS BERKIRIM EMAIL

 

1. Hindari Spam, Bombing

Spammingadalah pengiriman email secara berulang-ulang dengan topik berbeda atau sama. Sedang

email bomb adalah pengiriman email dengan subject sama secara bertubi-tubi dengan maksud mailbox penerima cepat penuh.Termasuk spamming adalah mengirim email terlalu sering, kecuali diminta.

2. Jangan mem-forward E-mail tanpa di edit

Seringkali kita punya berita bagus yang perlu kita teruskan/forward ke orang lain. Kalau setting si penerima masih manual, pesan yang diforward itu setiap line akan dihiasi oleh tag seperti ini: > .
Usahakan tag-tag ini dibuang dulu biar email kelihatan rapi. Kalau anda orang pertama yg memforward, baru satu tag saja setiap barisnya. Tapi kalau anda yang ke 2, 3, 4 dst, maka tagnya terus bertambah. Email jadi tidaK menyenangkan. Dalam memforward ini, rule #1 juga harus digunakan yaitu, jangan terlalu sering.

3. Ganti judul email bila perlu

Biasanya ini musti dilakukan dalam sebuah forum atau mailing list. Saking asyiknya balas-balasan, topiknya jadi bergeser. Kalau subject pembicaraan sudah bergeser, gantilah subjeknya. Tentu ini ada alasanya, selain tidak membingungkan peserta lain, pencarian/pelacakan file-file topik diskusi yang sudah lewat jadi mudah.

4. Body replay jangan dikirim semua

Lama-lama email yang kita reply akan tertambah sizenya. Hal ini terjadi karena tiap kali kita membalas email, seluruh email yang akan kita balas kita kirimkan lagi. Untuk menghindarinya, hapuslah sebagian body email yang akan kita reply. Sisakan kalimat-kalimat yang perlu kita jawab saja.

5. Jangan tanggapi email TBC

Anda mungkin pernah menerima email yang menyuruh anda untuk meneruskannya ke sejumlah orang, upaya bernasib baik. Kalau tidak diteruskan ke sekian orang, maka anda akan ketimpa sial. Email semacam ini jangan ditanggapi. Ini namanya email TBC (takhayul, bidah dan khurafat). Teruskan saja ke tong sampah.

6. Jaga account orang lain

Kalau anda mereply atau berkirim email, jangan sertakan email-email yang tidak anda kenal atau anda kenaldalam heading To nya. Kalau itu anda lakukan, sama saja anda memaksakan anak gadis anda berkenalan dengan lelaki yang bukan muhrimnya. Akibatnya accaount email-email orang yang muncul di email orang lain, bisa tersebar luas, dibajak, dan dispam. Kalau terpaksa mengirim email ke puluhan atau ratusan orang, gunakan header BCC (blind carbon copy), supaya alamat-alamat email yg banyak itu tidak muncul di halaman muka penerima email anda.

 

7. Hindari full caps lock / huruf besar semua

Supaya menarik perhatian pembaca, kadang kita menggunakan huruf besar alias capital word, yang di keyboard disebut caps lock. Menggunakan huruf besar secara full, akan mendapat image, bahwa anda sedang marah dan tidak tahu etika. Tampilan email pun jadi tidak menarik kalau penulisannya menggunakan huruf besar semua. Gunakan caps bila mana PERLU saja. Kalau tidak PERLU tidak perlu DIGUNAKAN

 

8. Hindari kalimat singkat dalam

Misalkan teman anda panjang lebar menulis email, bercerita tentang keindahan alam Mesopotamia. Lalu anda membalasnya dengan kalimat singkat, oh ya?atau enak ya, benarkah dan semacamnya. Kalau belum punya konsep, mendingan tidak usah mereply emailnya. Sebab kalimat ungkapan begitu cuma
bikin gregetan dan hanya pantas diketik di chating saja

9. Cek ulang sebelum di send

Setelah email rapi ditulis, luangkan waktu untuk mengecek ulang ejaan, susunan kalimat dan kalau perlu tata bahasanya. Sebab sekali tombol send kita klik, tidak bisa dicancel atau dibatalkan. Semuanya langsung terkirim ke recipient dalam hitungan detik.

10. Bersabarlah menerima balasan

Kalau sudah dikirim, sabarlah menanti balasannya. Sebab tidak semua orang punya akses yang mudah untuk berinternet ria. Tidak semua orang punya waktu luang membaca email-email anda.

 

 

 

Read more: http://www.diptara.com/2009/12/7-etika-berkirim-email.html#ixzz2D0wZ6ETG

                 

                    http://farisbf.blogdetik.com/2011/12/19/etika-menulis-email/

                    http://peperonity.com/go/sites/mview/freds.tipsntrik/17441125

                    http://teknologi.kompasiana.com/internet/2012/09/15/etika-menulis-email/

 

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s